Confusión, incertidumbre y desinformación han envuelto al tema de la adopción masiva de la factura electrónica que el gobierno federal está promoviendo en el país.
Para despejar las dudas que en torno al tema han surgido, LaManzanaDeNewton conversó con Gerardo Brehm, director comercial de la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE), quien explicó las diferencias entre los dos modelos de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) en México y dio detalles sobre su adopción.
La Secretaría de Hacienda y Crédito Público a través del Sistema de Administración Tributaria (SAT) hará obligatorio que los contribuyentes utilicen CFD para aquellos que realicen operaciones por un monto mayor a los $2,000 pesos. Las de monto menor podrán utilizar comprobantes impresos en papel y además deberán incorporar medidas de seguridad en ellos.
Los dos modelos
El Modelo 2010 es el vigente, todas las Reglas de Operación ya están escritas y es bajo el cual se opera actualmente la facturación electrónica. Bajo este modelo los contribuyentes no están obligados a facturar electrónicamente.
El Modelo 2011 es el que entró en vigor el primer día de enero. Ya hay ciertos lineamientos establecidos y falta por definir las Reglas de Operación. La particularidad de este modelo es que se debe enviar el CFD al SAT o al tercero autorizado que designe para validar los datos, asignar folio e incorporar el Sello Digital del SAT, para que la autoridad lo devuelva ya validado.
Mito
El modelo 2010 caducó en el 2011. De hecho, todos los contribuyentes deberán migrar ya al nuevo modelo para no tener problemas con Hacienda.
Verdad
El modelo 2010 coexiste con el nuevo y no caducó en cuanto el segundo entró en vigor a partir del 01 de enero. Los contribuyentes deberán analizar si les conviene migrar al nuevo modelo de CFD, ya que deberán realizar operaciones por un monto mayor a los $2,000 pesos.
Mito
Fuera del monto de operaciones, el cual debe de ser mayor a $2,000, ambos CFD funcionarán igual.
Verdad
En el modelo 2010 la misma empresa solicita y administra sus folios y sus sellos. En el 2011 la autoridad o un tercero autorizado por la autoridad asignarán folios y sellos. En el 2010 no hubo que validar la factura con un tercero, en el 2011 la autoridad o un tercero autorizado validará la factura. El modelo 2010 obliga a la empresa a llevar una contabilidad electrónica, el 2011 ya no, debido a que la autoridad cuenta ya con la información que valida.
¿Qué pasará con los pequeños contribuyentes?
Los pequeños contribuyentes continuarán imprimiendo sus comprobantes en papel bajo el modelo 2011 acudiendo con un impresor autorizado o imprimir en una impresora con la que se cuente en casa o en un cibercafé, aunque se deberá incluir un dispositivo de seguridad proporcionado por la autoridad.
Mito
El dispositivo de seguridad es un sello digital proporcionado por el SAT.
Verdad
Aún no se ha definido cuál será el dispositivo de seguridad.
Pero; en sí, en sí… ¿Qué es la factura electrónica?
Cada vez se escucha hablar más de la factura electrónica, que desde mayo del 2004 fue aprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como un esquema de comprobación fiscal.
La factura electrónica tiene la misma validez que la impresa: ambas sirven para comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, comprometer la entrega de un bien o servicio y obligar a realizar el pago correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el propio documento. Es utilizada por el comprador y por el vendedor como comprobante ante las autoridades y en las auditorías internas.
La factura electrónica puede ser enviada, archivada y transmitida por medios electrónicos, pero también es posible imprimirla bajo las especificaciones del SAT, en caso de que así se requiera.
Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original (XML). Sin embargo, la factura electrónica no es sólo para las grandes empresas, también está al alcance de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y de personas físicas. Sus beneficios son indudables, por lo que se prevé que poco a poco se extienda su uso.
Según el SAT, entre el 5 de enero y el 26 noviembre de 2005, 257 empresas optaron por emitir comprobantes fiscales digitales (CFD), entre ellos la factura electrónica. La cifra aumentó de forma constante, en parte porque las compañías pioneras son promotoras de cambio en las empresas con las que tienen relaciones comerciales.
Algunos benficios son:
• Reduce tiempos y procesos administrativos, brinda rapidez y seguridad en el intercambio de información y agiliza la recepción de mercancía, lo cual se traduce en ahorros y en un importante incremento de la productividad.
• Logra ahorros mayores a 50% de los costos en el proceso de facturación (en gastos de papelería, bodegas de almacenaje y envíos).
• Aunque implica un cambio de cultura y una reingeniería de los procesos, las obligaciones fiscales se simplifican. Facilita los procesos de auditoría, ya que permite la búsqueda y localización rápida y en un mismo lugar.
• Facilita procesos administrativos, recepción y envío oportunos, así como la posibilidad de explorar la información. No hay riesgo de que se infecte con virus informáticos.
• Asegura confidencialidad en el manejo, resguardo y envío de facturas. Disminuye la posibilidad de falsificación: a una persona le llevaría 10 años descifrar el código de una llave privada asociada a un certificado de sello digital (elementos que sirven para generar el sello digital de cada factura), en comparación con los 30 minutos que le tomaría a un falsificador copiar una firma en papel.
El receptor también se beneficia al tener la oportunidad de acceder a la oferta de servicios para recibir y validar de forma automática si la factura está vigente y no ha sido alterada.
La Factura electrónica debe cumplir con las siguientes especificaciones:
• Contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente (llamado por el SAT "tu firma").
• Tener, al menos, un certificado de sello digital (el cual habilita al contribuyente para emitir comprobantes fiscales digitales).
• Llevar su contabilidad en sistemas electrónicos en tiempo real, lo cual permite que el registro contable se realice en forma simultánea en cuentas y subcuentas afectadas en cada operación.
• Poseer un número suficiente de folios asignados por el SAT (los cuales son solicitados de manera casi ilimitada y asignados en www.sat.org.mx, sin costo).
• Reportar al SAT cada mes los folios electrónicos utilizados.
• Conocer el modelo de negocio, es decir cómo se integra la factura electrónica en el modelo de cada empresa, así como aplicar los estándares definidos por el SAT y el Comité de Factura Electrónica (formado por alrededor de 45 empresas asociadas a la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico “AMECE”) para el CFD y documentos alternos como acuse de recibo, notificaciones de error en facturas, etcétera.
• Por último, se tienen que adaptar procesos internos y desarrollar o adquirir una solución de factura electrónica.
Al final del día, si… es un dolor de cabeza más. Pero me quedo con una frase del director comercial de la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico, Gerardo Brehm:
“Aunque implica un cambio de cultura y una reingeniería de los procesos, las obligaciones fiscales se simplifican. Facilita los procesos de auditoría, ya que permite la búsqueda y localización rápida y en un mismo lugar”
Pero, la última palabra siempre la tendrán los contribuyentes; es decir, Usted amigo lector… Así que yo le pregunto… Y Usted, ¿Qué opina?